Fusion de données

À propos de la fusion des données

La fusion de données consiste à injecter des données provenant d’une source de données dans des documents tels que des certificats personnalisés, des lettres, des enveloppes, des cartes de vœux, ainsi que des étiquettes, des badges, des cartes d’accès, ou encore des éléments plus complexes comme des cartes de visite multipages, des catalogues, des albums photo ou tout autre produit livrable nécessitant une personnalisation. Par exemple, vous pouvez publier des cartes d’accès personnalisées avec les noms du détenteur et l’image de profil de la personne concernée.

Un gestionnaire de fusion de données permet d’ajouter la source de données externe, de gérer cette ressource et de générer le document fusionné.

Types de sources de données

Les sources de données incluent les fichiers texte (texte brut/CSV/TSV), JSON et les feuilles de calcul XLSX (par exemple Microsoft Excel, Apple Numbers, LibreOffice). Les fichiers texte peuvent être un carnet d’adresses ou des listes de contacts exportés. Vos enregistrements de données peuvent également inclure des liens d’image (noms de chemin de ressource) qui peuvent être associés à un cadre d’image dans Publisher. Lors de la fusion, les images référencées (par exemple, photos de profil ou de produit) fusionnent en cadres d’image séquentiellement.

Étapes clés de la fusion de données

Les étapes clés pour réussir la fusion de données sont les suivantes :

• Créer une source de données
• Concevoir sur une seule planche ou grille
• Ajouter la source de données externe
• Filtrer des enregistrements de données
• Insérer des champs
• Fusionner et publier

Créer une source de données

La source de données existe en dehors d’Affinity Publisher, généralement exportée à partir d’une autre application ou d’un autre site Web. Les listes de contacts peuvent être exportées à partir de google.com, outlook.com et d’autres services.

La source doit être disponible avant la fusion des données et avoir une structure logique cohérente qui est finalisée. Bien sûr, elle doit être remplie avec des enregistrements de données.

Vous pouvez ajouter (ou modifier) des enregistrements de données à la source de données externe à tout moment (même après la fusion), mais ne vous inquiétez pas si certains enregistrements ne contiennent pas de données car ils seront traités comme des champs vides une fois fusionnés.

• Pour les fichiers CSV et TSV, la première ligne (rangée) de votre source de données est utilisée comme champs dans Publisher ; la ligne doit contenir des noms explicites pour constituer des champs. Par exemple, une ligne supérieure « Prénom, Nom, adresse e-mail » propose les champs de fusion Prénom, Nom et Adresse e-mail dans Publisher. Le format d’exportation CSV est plus couramment utilisé, mais le format TSV évite les problèmes lors du traitement des enregistrements de données contenant des signes de ponctuation.
• Pour les fichiers JSON, obtenus à partir de services Web/mobiles ou de l’exportation de bases de données, seule une série d’objets de niveau supérieur (et de valeurs dans ces objets) est prise en charge ; les séries et objets de niveau inférieur ne sont pas pris en charge.
• Pour les liens d’image, les noms de chemin de ressource peuvent être absolus (comme ci-dessous), ou par rapport à l’emplacement du fichier de la source de données ou du document enregistré.
  • MacOS : /Users/username/Desktop/ProfilePics/magazine_staff_pics_andy.jpg
  • Windows : C:\Users\username\Desktop\ProfilePics\magazine_staff_pics_andy.jpg

Concevoir sur une seule planche ou grille

Plusieurs scénarios sont possibles :

• Pour des certificats, des lettres, des enveloppes et des cartes de vœux personnalisés : Créez une maquette unique sur une planche avec des champs placés, par exemple pour les noms et/ou les adresses. Lors de la fusion, de nouvelles pages seront générées jusqu’à ce que tous les enregistrements de données aient été traités et épuisés.
• Pour les cartes de visite, les étiquettes postales, les badges et les cartes d’accès : Dessinez une disposition de grille à l’aide de l’outil de disposition de fusion de données pour créer des enregistrements de données en mosaïque Imposition. Par exemple, vous pouvez « grouper » des cartes de visite sur une grille de 5x2 lignes/colonnes pour réduire les coûts d’impression. La fusion est similaire au scénario précédent : de nouvelles pages basées sur une grille sont générées avec les « cellules » de la grille de chaque page affichant un enregistrement différent.
• Pour les catalogues et albums photo de plusieurs pages : Avec plusieurs planches d’une maquette différente, vous pouvez utiliser l’un des scénarios ci-dessus. Lors de la fusion, Publisher génère les multiples planches autant de fois que nécessaire jusqu’à ce que les enregistrements de données soient traités et présentés.

Ajouter la source de données externe

Lorsque vous ajoutez une source de données externe à votre document, elle est intégrée à votre fichier. Vous pourrez alors afficher ses champs. Une fois ajoutée, la source sera mémorisée la prochaine fois que vous ouvrirez votre document. Si le fichier de source de données d’origine a été modifié, vous pouvez mettre à jour la copie intégrée manuellement ; cette opération ne se mettra pas à jour automatiquement.

Filtrer des enregistrements de données

Au lieu de fusionner tous les enregistrements, vous pouvez les filtrer selon une plage spécifique (ex., 100-200). Vous pouvez ainsi définir les enregistrements à exporter. Pour filtrer à partir d’un enregistrement spécifique jusqu’au dernier enregistrement de votre source de données, saisissez simplement une valeur finale qui dépasse largement le numéro de votre enregistrement final (ex., 100-20 000).

Insérer des champs

Pour fusionner des informations provenant de vos sources de données ajoutées dans votre document, vous devez insérer des champs de lien de texte ou d’image dans un objet texte (par exemple, une zone de texte) ou un cadre d’image.

Vous pouvez insérer des champs contenant des métadonnées sur la source de données et les enregistrements fusionnés :

• Source : affiche le nom de fichier de la source de données.
• Fusionner index : affiche l’ordre numérique d’un enregistrement uniquement parmi les enregistrements filtrés de votre choix.
• Index non filtré : affiche l’ordre numérique d’un enregistrement parmi tous les enregistrements de sa source de données.

Par exemple, si le nom de fichier de votre source de données inclut la date de création du fichier, vous pouvez inclure le nom de fichier et un index dans le pied de page d’une lettre générée.

Liens hypertextes utilisant les valeurs d’un champ comme cibles

Lorsqu’un champ dans une source de données contient une adresse Web (URL), une ancre, une adresse e-mail ou un chemin d’accès, un lien hypertexte ajouté à un texte ou un objet dans une mise en page de fusion de données peut utiliser la valeur du champ comme cible.

Une fois la fusion de données effectuée, le document résultant contiendra un lien hypertexte (dans la sous-fenêtre Liens hypertextes) pour chacun des enregistrements de la source de données.

Fusionner et publier

Une fois que vous avez inséré tous les champs de paramètre fictif nécessaires, vous êtes prêt(e) à fusionner les données sources et votre publication d’origine dans un nouveau document Publisher. De nouvelles pages sont automatiquement créées pour permettre le traitement et la présentation de tous les enregistrements de données dans votre document.