Combinación de datos

Acerca de la combinación de datos

La combinación de datos implica inyectar datos de un origen de datos en documentos como certificados personalizados, cartas, sobres y tarjetas de felicitación, así como etiquetas de correo, insignias, pases a tarjetas de visita de varias páginas más complejas, catálogos, álbumes de fotos o cualquier entregable en el que la personalización es necesaria. Por ejemplo, puede publicar pases de identificación personalizados con los nombres de los titulares de los pases y la foto de perfil de esa persona.

Se utiliza un Administrador de combinación de datos para añadir el origen de datos externo, administrar este recurso y generar el documento combinado.

Tipos de orígenes de datos

Entre los orígenes de datos, se incluyen archivos de texto (plano/CSV/TSV), archivos JSON y archivos de hoja de cálculo XLSX (p. ej., Microsoft Excel, Apple Numbers y LibreOffice). Los archivos de texto pueden ser una libreta de direcciones exportada o listas de contactos. Sus registros de datos también podrían incluir enlaces de imágenes (nombres de rutas de recursos) que se pueden asociar con un marco de imagen en Publisher; al fusionarse, las imágenes de referencia (por ejemplo, fotos de perfil o productos) se fusionan en marcos de imagen de forma secuencial.

Pasos clave para la combinación de datos

Los pasos clave para combinar datos de forma satisfactoria son:

• Crear un origen de datos
• Diseñar a un pliego o diseño de cuadrícula únicos
• Añadir el origen de datos externo
• Filtrado de los registros de datos
• Insertar campos
• Combinar y publicar

Crear un origen de datos

El origen de datos existe fuera de Affinity Publisher, normalmente se exporta desde otra aplicación o sitio web. Las listas de contactos se pueden exportar desde google.com, outlook.com y otros servicios.

El origen debe estar disponible antes de la combinación de datos y tener una estructura lógica coherente y finalizada. Por supuesto, debe rellenarse con registros de datos.

Puede añadir (o modificar) registros de datos al origen de datos externo en cualquier momento (incluso después de la combinación), pero no se preocupe si algunos registros no contienen datos, ya que se tratarán como campos en blanco una vez combinados.

• En el caso de los archivos CSV y TSV, la primera línea (fila) de su origen de datos se utiliza como campos en Publisher; la fila debe contener nombres explícitos para ser campos. Por ejemplo, una fila superior consistente en «Nombre, apellido, dirección de correo electrónico» ofrecería los campos de combinación de Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico en Publisher. El formato de exportación CSV se utiliza con más frecuencia, pero el formato TSV evita problemas al procesar registros de datos que contienen puntuación.
• En el caso de los archivos JSON, obtenidos de servicios web o móviles, o bien de la exportación de bases de datos, solo se admite una única matriz de objetos de nivel superior (y valores en esos objetos); no se admiten matrices ni objetos de nivel inferior.
• En cuanto a los enlaces de imágenes, los nombres de las rutas de recursos pueden ser absolutos (como a continuación), o bien relativos a la ubicación del archivo del origen de datos o del documento guardado.
  • MacOS: /Users/nombredeusuario/Desktop/ProfilePics/fotos_personal_revista_andrea.jpg
  • Windows: C:\Users\username\Desktop\ProfilePics\magazine_staff_pics_andy.jpg

Diseñar a un pliego o diseño de cuadrícula únicos

Son posibles varias situaciones:

• Para certificados, cartas, sobres y tarjetas de felicitación personalizados: Cree un diseño único en un pliego con campos colocados, por ejemplo, para nombres o direcciones. Al combinarse, se generarán nuevas páginas hasta que todos los registros de datos se hayan procesado y agotado.
• Para tarjetas de visita, etiquetas postales, credenciales y pases: Dibuje una disposición de cuadrícula usando la herramienta de diseño de combinación de datos para crear registros de datos en mosaico de varias páginas en una hoja. Por ejemplo, podría «agrupar» tarjetas de visita en una cuadrícula de fila o columna de 5 × 2 para minimizar los costes de impresión. La combinación es como en la situación anterior: se generan nuevas páginas basadas en cuadrículas con las «celdas» de la cuadrícula de cada página que muestran un registro diferente.
• Para catálogos de varias páginas y álbumes de fotos: Con múltiples pliegos de diferentes diseños, puede utilizar cualquiera de las situaciones anteriores. Al combinarse, Publisher generará los pliegos múltiples tantas veces como sea necesario hasta que se procesen y presenten los registros de datos.

Añadir el origen de datos externo

Cuando añada un origen de datos externo a su documento, se incrustará en su archivo. A continuación, podrá ver sus campos. Una vez añadido, el origen se recordará la próxima vez que abra su documento. Si se ha modificado el archivo de origen de datos original, puede actualizar la copia incorporada manualmente; esto no se actualizará de manera automática.

Filtrado de registros de datos

En lugar de combinar todos los registros, puede filtrar por un rango específico (por ejemplo, 100-200). Esto le permite controlar qué conjunto de registros se generan. Para filtrar desde un número de registro específico hasta el último registro de su origen de datos, solo tiene que introducir un valor final que supere con creces su número de registro final (por ejemplo, 100-20000).

Insertar campos

Para combinar información de los orígenes de datos añadidos a su documento, necesita insertar campos de enlace de texto o imagen en un objeto de texto (por ejemplo, un marco de texto) o un marco de imagen.

Puede insertar campos que contengan metadatos sobre el origen de datos y los registros combinados:

• Origen: muestra el nombre de archivo de origen de datos.
• Combinar índice: muestra el orden numérico de un registro entre su elección de registros filtrados únicamente.
• Índice sin filtro: muestra el orden numérico de un registro entre todos los registros de su origen de datos.

Por ejemplo, si el nombre del archivo de su origen de datos incluye la fecha de creación del archivo, puede incluir el nombre del archivo y un índice en el pie de página de una letra generada.

Hipervínculos usando los valores de un campo como destinos

Cuando un campo de un origen de datos contiene una dirección web (URL), un ancla, una dirección de correo electrónico o una ruta de un archivo, un hipervínculo añadido al texto o un objeto en un diseño de combinación de datos puede usar el valor del campo como destino.

Después de realizar una combinación de datos, el documento resultante contendrá un hipervínculo (en el panel Hipervínculos) para cada uno de los registros del origen de datos.

Combinar y publicar

Una vez que haya insertado todos los campos de marcador de posición necesarios, estará listo para combinar los datos de origen y su publicación original en un nuevo documento de Publisher. Las nuevas páginas se crean automáticamente para permitir que todos los registros de datos se procesen y presenten en su documento.