Combinación de datos

La combinación de datos inserta enlaces de texto e imágenes de otros programas en sus páginas de publicación.

Combinación de datos

Premios y tarjetas de visita (diseño de cuadrícula de varias páginas en una hoja) combinados desde un origen de datos externo.

Acerca de la combinación de datos

La combinación de datos implica inyectar datos de un origen de datos en documentos como certificados personalizados, cartas, sobres y tarjetas de felicitación, así como etiquetas de correo, insignias, pases a tarjetas de visita de varias páginas más complejas, catálogos, álbumes de fotos o cualquier entregable en el que la personalización es necesaria. Por ejemplo, puede publicar pases de identificación personalizados con los nombres de los titulares de los pases y la foto de perfil de esa persona.

Se utiliza un Administrador de combinación de datos para añadir el origen de datos externo, administrar este recurso y generar el documento combinado.

Tipos de orígenes de datos

Entre los orígenes de datos, se incluyen archivos de texto (plano/CSV/TSV), archivos JSON y archivos de hoja de cálculo XLSX (p. ej., Microsoft Excel, Apple Numbers y LibreOffice). Los archivos de texto pueden ser una libreta de direcciones exportada o listas de contactos. Sus registros de datos también podrían incluir enlaces de imágenes (nombres de rutas de recursos) que se pueden asociar con un marco de imagen en Publisher; al fusionarse, las imágenes de referencia (por ejemplo, fotos de perfil o productos) se fusionan en marcos de imagen de forma secuencial.

Pasos clave para la combinación de datos

Los pasos clave para combinar datos de forma satisfactoria son:

Crear un origen de datos

El origen de datos existe fuera de Affinity Publisher, normalmente se exporta desde otra aplicación o sitio web. Las listas de contactos se pueden exportar desde google.com, outlook.com y otros servicios.

El origen debe estar disponible antes de la combinación de datos y tener una estructura lógica coherente y finalizada. Por supuesto, debe rellenarse con registros de datos.

Puede añadir (o modificar) registros de datos al origen de datos externo en cualquier momento (incluso después de la combinación), pero no se preocupe si algunos registros no contienen datos, ya que se tratarán como campos en blanco una vez combinados.

Diseñar a un pliego o diseño de cuadrícula únicos

Son posibles varias situaciones:

Añadir el origen de datos externo

Cuando añada un origen de datos externo a su documento, se incrustará en su archivo. A continuación, podrá ver sus campos. Una vez añadido, el origen se recordará la próxima vez que abra su documento. Si se ha modificado el archivo de origen de datos original, puede actualizar la copia incorporada manualmente; esto no se actualizará de manera automática.

Filtrado de registros de datos

En lugar de combinar todos los registros, puede filtrar por un rango específico (por ejemplo, 100-200). Esto le permite controlar qué conjunto de registros se generan. Para filtrar desde un número de registro específico hasta el último registro de su origen de datos, solo tiene que introducir un valor final que supere con creces su número de registro final (por ejemplo, 100-20000).

Insertar campos

Para combinar información de los orígenes de datos añadidos a su documento, necesita insertar campos de enlace de texto o imagen en un objeto de texto (por ejemplo, un marco de texto) o un marco de imagen.

Puede insertar campos que contengan metadatos sobre el origen de datos y los registros combinados:

Por ejemplo, si el nombre del archivo de su origen de datos incluye la fecha de creación del archivo, puede incluir el nombre del archivo y un índice en el pie de página de una letra generada.

Hipervínculos usando los valores de un campo como destinos

Cuando un campo de un origen de datos contiene una dirección web (URL), un ancla, una dirección de correo electrónico o una ruta de un archivo, un hipervínculo añadido al texto o un objeto en un diseño de combinación de datos puede usar el valor del campo como destino.

Insertar un hipervínculo en un diseño de combinación de datos
Adición de un hipervínculo en un diseño de combinación de datos. En cada celda, el destino del hipervínculo proviene de un campo en el registro correspondiente del origen de datos.

Después de realizar una combinación de datos, el documento resultante contendrá un hipervínculo (en el panel Hipervínculos) para cada uno de los registros del origen de datos.

Combinar y publicar

Una vez que haya insertado todos los campos de marcador de posición necesarios, estará listo para combinar los datos de origen y su publicación original en un nuevo documento de Publisher. Las nuevas páginas se crean automáticamente para permitir que todos los registros de datos se procesen y presenten en su documento.

Añadir origen de combinación de datos Para añadir un origen de datos:
  1. En el menú Ventana, elija Administrador de combinación de datos.
  2. Haga clic en Añadir origen de combinación de datos; después navegue y elija un archivo de origen de datos. Haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Cerrar.

El Administrador de combinación de datos también le permite controlar manualmente los delimitadores y las comillas en el origen de datos, así como saltar a la ubicación del archivo de origen y actualizar (o eliminar) un origen de datos.

Para ver el archivo de origen de datos en su ubicación de carpeta:
  1. En el Administrador de combinación de datos, seleccione el origen de datos.
  2. Haga clic en Mostrar.
Para actualizar un origen de datos:
  1. En el Administrador de combinación de datos, seleccione el origen de datos.
  2. Haga clic en Actualizar.
Eliminar capas Para eliminar un origen de datos:
  1. En el Administrador de combinación de datos, seleccione el origen de datos.
  2. Haga clic en Eliminar origen de combinación de datos.

Los registros de la página se eliminarán y se reemplazarán con campos de marcador de posición.

Para filtrar registros:
  1. En la sección Filtro del Administrador de combinación de datos, seleccione Rango y luego introduzca un rango de registros en el cuadro de entrada.
Para insertar campos de texto:
  1. Dibuje un objeto de texto y cree un punto de inserción.
  2. En el panel Campos, aparecerá una sección de Combinación de datos para el origen de datos combinado que muestra los nombres de los campos del origen. Haga doble clic en un campo seleccionado para añadir el campo al objeto de texto.

La sección Vista previa del Administrador de combinación de datos le permite mostrar los datos del campo en sí (marque Vista previa con registro); también puede recorrer los registros de datos utilizando los botones de navegación.

Para insertar campos de enlace de imagen:
  1. Dibuje un marco de imagen y mantenga la selección.
  2. En la sección Combinación de datos del panel Campos, haga doble clic en un campo que contenga un enlace de imagen. Puede obtener una vista previa de sus registros para mostrar la ruta de la imagen en el panel y las imágenes reales en la página.
Añadir hipervínculo Para crear hipervínculos a destinos en el campo de un origen de datos:
  1. En la celda superior izquierda del diseño de combinación de datos, seleccione el texto o el objeto que desea incluir en el hipervínculo.
  2. En el panel Hipervínculos (Ventana > Referencias > Hipervínculos), seleccione Añadir hipervínculo.
  3. En el cuadro de diálogo Propiedades de hipervínculo:
    1. Establezca el Tipo en URL, Correo electrónico o Archivo según corresponda con los valores del campo.
    2. Marque Desde combinación de datos.
    3. Establezca Campo en el campo del origen de datos que contiene los destinos relevantes.
    4. Seleccione Aceptar.
Para combinar y publicar:
  1. En el Administrador de combinación de datos, seleccione Generar.
  2. En el menú Archivo, seleccione Imprimir o Exportar (elija PDF).

El Administrador de combinación de datos también le permite deshabilitar la combinación (desmarque Combinación activada) para permitir el cambio entre múltiples orígenes de datos. También puede controlar el número de páginas que se generan al combinar.

Herramienta Diseño de combinación de datos Para añadir un diseño de combinación de datos:
  1. Seleccione la herramienta Diseño de combinación de datos.
  2. En la barra de herramientas contextual, establezca el número de filas y columnas.
  3. Arrastre un diseño de cuadrícula. Esto adapta un registro de datos diferente en cada celda de la cuadrícula después de la combinación.
  4. Establezca la Anchura de celda y la Altura de celda según las dimensiones previstas del entregable (por ejemplo, 85 mm × 55 mm para tarjetas de visita).
  5. Con el diseño de cuadrícula de la combinación de datos seleccionado, en la primera celda, cree su diseño. Añada un objeto de texto e inserte campos de datos (ya sea enlaces de texto e imagen) en él; añada imágenes estáticas, texto u otros objetos de apoyo. El diseño se replicará en todas las demás celdas de la cuadrícula.
  6. Combinar y publicar como antes.

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