La sous-fenêtre Index permet de générer et de structurer un index pour votre document.
À propos de la sous-fenêtre Index
Depuis la sous-fenêtre Index, vous pouvez créer un index et des rubriques, insérer des marques d’index directement sur votre page, ou encore générer et insérer votre index dans votre document.
Les rubriques d’index sont simplement des termes d’indexation que vous pouvez rechercher dans votre document. Depuis le résultat de recherche dans la sous-fenêtre, vous pouvez indexer tous les termes correspondants ou indexer des termes individuellement, de façon sélective.
La sous-fenêtre vous permet également de gérer toutes vos tâches de gestion d’index à partir d’un seul emplacement.
La sous-fenêtre Index.
Les icônes suivantes sont disponibles en haut de la sous-fenêtre :
Préférences de la sous-fenêtre : affiche les rubriques seules, ou accompagnées de leurs références.
Ajouter une rubrique : ajoute une nouvelle rubrique d’index à la sous-fenêtre, que vous pouvez rechercher par un clic droit. Entrez un nom et indiquez une rubrique parent, soit en la sélectionnant dans le champ de saisie automatique, soit en développant le menu local. L’option Trier par permet d’indiquer un autre critère de tri que celui affiché (Nom de rubrique). L’option Voir permet de créer une référence croisée.
Insérer une marque : insère dans votre page une marque d’index correspondant au texte recherché. La marque d’index est insérée au début du mot indexé. Lorsque vous insérez une marque d’index, le nom de rubrique est automatiquement prérempli avec le mot sélectionné par le point d’insertion. Les rubriques existantes similaires au mot sous le point d’insertion sont également suggérées. Entrez un texte dans le champ Rubrique pour rechercher parmi les rubriques existantes. Vous pouvez ensuite sélectionner une rubrique dans la liste de suggestions à l’aide des touches de curseur ou de la souris. Sélectionner une sous-rubrique permet de remplir aussi bien la rubrique que son parent. Si vous créez une rubrique, vous pouvez indiquer une rubrique parent nouvelle ou existante. L’option Remplacement de style vous permet d’indiquer un style de caractère à utiliser pour le numéro de page lorsque cette marque d’index figure dans l’index.
Supprimer : supprime la rubrique/marque sélectionnée de la sous-fenêtre et de la page.
Insérer un index : insère un index généré dans une zone de texte, à la position du curseur.
Mettre à jour un index : met à jour un index généré existant pour inclure les dernières rubriques/marques d’index ajoutées.
Afficher/Masquer les marques d’index dans le document : affiche ou masque les marques d’index insérées dans les pages de texte de votre document.
Lorsque vous insérez une marque d’index, le nom de rubrique est automatiquement prérempli avec le mot sélectionné par le point d’insertion. Les rubriques existantes similaires au mot sous le point d’insertion sont également suggérées. Entrez un texte dans le champ pour rechercher parmi les rubriques existantes. Vous pouvez sélectionner une rubrique dans la liste de suggestions à l’aide des touches de curseur ou de la souris. Sélectionner une sous-rubrique permet de remplir aussi bien la rubrique que son parent. Si vous créez une rubrique, vous pouvez indiquer une rubrique parent nouvelle ou existante. L’option Remplacement de style vous permet d’indiquer un style de caractère à utiliser pour le numéro de page lorsque cette marque d’index figure dans l’index.
Lorsque vous insérez un index dans le document, un certain nombre de styles sont générés. Les intitulés de section, chaque niveau d’index, les numéros de page et le libellé de référence croisée sont tous dotés de leur propre style de texte, qui peut être modifié avec les outils habituels.
Les modifications effectuées à l’aide de la sous-fenêtre Index sont directement mises à jour dans le document, mais lorsque vous éditez le texte du document, les numéros de page dans l’index deviennent parfois obsolètes et ne sont pas mises à jour automatiquement. Pour cela, vous devez appuyer sur le bouton de mise à jour. Si une mise à jour est nécessaire avant une impression ou une exportation, Publisher affiche un message d’avertissement.
Le menu Texte propose des options pour insérer une marque d’index, insérer un index, mettre à jour l’index et afficher/masquer les marques d’index.
Options
Diverses options affectent l’apparence de l’index généré. Toute modification apportée aux options suivantes est immédiatement reflétée dans le document :
Langue : par défaut, l’index est trié selon la langue du paragraphe dans lequel il est inséré, mais vous pouvez sélectionner une autre langue d’index dans le menu local.
Inclure les intitulés de section : si cette option est cochée, les rubriques d’index sont divisées en sections en fonction de leur initiale. L’initiale est placée au début de chaque section.
Grouper les plages de pages : si cette option est cochée, les plages de trois pages consécutives ou plus sont groupées (p. ex., les pages 1-2-3-4 deviennent 1-4).
Développer références croisées : si cette option est cochée, les références croisées présentes dans l’index généré répertorient les numéros de page de la référence cible, et non le texte. Si la rubrique cible comporte des sous-rubriques, celles-ci ne sont pas développées.
Étiquettes et séparateurs : permet de personnaliser divers éléments de texte pouvant apparaître dans les entrées d’index :
Après la rubrique : spécifiez le texte à afficher entre le nom de la rubrique et les numéros de page associés, par exemple l’espace cadratin dans « Riz 9, 14, 18, 26 ».
Entre les éléments : spécifiez le texte à afficher entre les numéros/plages de pages distincts, par exemple les virgules dans « Blé 93, 97–102, 104, 195 ».
Entre les plages : spécifiez le texte à afficher entre le premier et le dernier numéro de page dans les plages de pages, par exemple le tiret demi-cadratin dans « Orge 132–135, 248 ».
Avant les références : spécifiez le texte à afficher avant la liste des références croisées d’une entrée d’index, par exemple le tiret cadratin dans « Jasmin—Voir Riz ».
Voir / Voir (aussi) : indiquez le texte à utiliser pour les étiquettes de références croisées. Le texte Voir est utilisé lorsqu’une référence croisée ne comporte aucune marque d’index. Le texte Voir aussi est utilisé lorsqu’une référence croisée comporte des marques d’index supplémentaires.
Après Voir (aussi) : spécifiez le texte à afficher entre une étiquette Voir/Voir aussi et sa liste de références croisées, par exemple les deux points et l’espace suivant dans « Grains Voir : ». Maïs, Avoine, Riz, Blé.
Après les références : spécifiez le texte à afficher après la liste des références croisées d’une entrée d’index, par exemple le point final dans « Jasmin—Voir Riz. ».
Liste des rubriques d’index : répertorie les marques de rubrique d’index ajoutées. -cliquez sur une rubrique d’index créée pour localiser un terme dans le document (sélectionner Rechercher dans le document).
Vous trouverez sous les options de la sous-fenêtre Index un aperçu de l’index, répertoriant toutes les rubriques et sous-rubriques sous la forme d’un diagramme en arborescence. Sous chaque rubrique, toutes les marques d’index concernées sont listées, ainsi que le numéro de la page sur laquelle elles apparaissent et quelques mots du texte environnant.
La sous-fenêtre Index vous permet de modifier facilement les marques d’index et les rubriques, de la manière suivante :
Faites glisser et déposez des marques d’index et rubriques pour les réorganiser.
+faites glisser une rubrique pour créer une référence croisée.
Cliquez deux fois sur une rubrique dans l’index afin de la renommer.
Double-cliquez sur une rubrique pour insérer, à l’emplacement du curseur, une marque d’index concernant cette rubrique.
Double-cliquez sur une marque d’index pour l’afficher.
Effectuez un clic droit sur une rubrique pour ouvrir un menu contextuel. Ce menu contextuel contient un ensemble d’options vous permettant d’éditer la rubrique, d’ajouter une sous-rubrique, d’ajouter une référence croisée ou encore de recherche la rubrique dans le document.
-cliquer sur une rubrique d’index permet également de choisir parmi les options suivantes :
L’option Modifier rubrique permet de :
Renommer la rubrique.
Indique la rubrique parent (le cas échéant) de la rubrique sélectionnée.
Saisissez une autre chaîne de caractères que celle affichée afin d’appliquer des options de tri pour la rubrique.
Ajouter sous-rubrique : permet de créer une rubrique subalterne de la rubrique sélectionnée.
Ajouter référence croisée : permet de créer une référence croisée pour la rubrique sélectionnée.
Rechercher dans le document : localise la rubrique et toute sous-rubrique connexe et vous permet d’accéder directement à leur emplacement dans le document
Vous trouverez en bas de la sous-fenêtre un champ de recherche qui vous permet de rechercher des rubriques par nom.
Préférences de la sous-fenêtre : affiche les rubriques seules, ou accompagnées de leurs références.
Ajouter une rubrique : ajoute une nouvelle rubrique d’index à la sous-fenêtre, que vous pouvez rechercher par un clic droit. Entrez un nom et indiquez une rubrique parent, soit en la sélectionnant dans le champ de saisie automatique, soit en développant le menu local. L’option Trier par permet d’indiquer un autre critère de tri que celui affiché (Nom de rubrique). L’option Voir permet de créer une référence croisée.
Insérer une marque : insère dans votre page une marque d’index correspondant au texte recherché. La marque d’index est insérée au début du mot indexé. Lorsque vous insérez une marque d’index, le nom de rubrique est automatiquement prérempli avec le mot sélectionné par le point d’insertion. Les rubriques existantes similaires au mot sous le point d’insertion sont également suggérées. Entrez un texte dans le champ Rubrique pour rechercher parmi les rubriques existantes. Vous pouvez ensuite sélectionner une rubrique dans la liste de suggestions à l’aide des touches de curseur ou de la souris. Sélectionner une sous-rubrique permet de remplir aussi bien la rubrique que son parent. Si vous créez une rubrique, vous pouvez indiquer une rubrique parent nouvelle ou existante. L’option Remplacement de style vous permet d’indiquer un style de caractère à utiliser pour le numéro de page lorsque cette marque d’index figure dans l’index.
Supprimer : supprime la rubrique/marque sélectionnée de la sous-fenêtre et de la page.
Insérer un index : insère un index généré dans une zone de texte, à la position du curseur.
Mettre à jour un index : met à jour un index généré existant pour inclure les dernières rubriques/marques d’index ajoutées.
Afficher/Masquer les marques d’index dans le document : affiche ou masque les marques d’index insérées dans les pages de texte de votre document.