Datenzusammenführung

Was ist genau ist Datenzusammenführung?

Datenzusammenführung bedeutet, dass Sie Daten aus einer Datenquelle in personalisierte Dokumente einfügen, wie zum Beispiel Zertifikate, Briefe, Umschläge, Grußkarten, Adressaufkleber, Namensschilder, Ausweise bis hin zu mehrseitigen Visitenkarten, Katalogen, Fotoalben oder jede andere Art von Dokument, die auf bestimmte Personen zugeschnitten werden soll. Sie könnten zum Beispiel ID-Schilder als Ausweise erstellen, die den Namen und ein Foto der jeweiligen Person umfassen.

Mit dem Assistent zur Datenzusammenführung fügen Sie die externe Datenquelle hinzu ein, verwalten diese Ressource und erstellen dann das zusammengeführte Dokument.

Arten von Datenquellen

Als Datenquellen können Sie Textdateien (einfach sowie CSV- und TSV-Dateien), JSON-Dateien und XLSX-Arbeitsmappen (z. B. aus Microsoft Excel, Apple Numbers, LibreOffice) verwenden. Exportierte Adressbücher oder Kontaktlisten lassen sich ebenfalls als Textdateien verwenden. Die Datensätze können auch Bildlinks (Pfadnamen zu den jeweiligen Ressourcen) enthalten, die sich dann in Publisher mit einem Bilderrahmen verknüpfen lassen. Bei der Zusammenführung werden die so verzeichneten Bilder (z. B. Profil- oder Produktfotos) dann nacheinander in die Bilderrahmen eingesetzt.

Wichtige Schritte bei der Datenzusammenführung

Die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Datenzusammenführung sind:

• Erstellen der Datenquelle
• Entwerfen des Designs für eine einzige Layoutseite oder ein Rasterlayout
• Hinzufügen der externen Datenquelle
• Filtern der Datensätze
• Einfügen der Felder
• Zusammenführen und Drucken/Exportieren

Erstellen der Datenquelle

Die Datenquelle liegt außerhalb von Affinity Publisher und wird für gewöhnlich von einer anderen App oder Website exportiert. Kontaktlisten lassen sich von google.com, outlook.com und anderen Diensten exportieren.

Die Datenquelle muss vor der Datenzusammenführung verfügbar sein und eine durchgängige logische Struktur aufweisen. Selbstverständlich müssen auch die Datensätze bereits in der Quelle enthalten sein, die Sie mit Ihrem Dokument zusammenführen möchten.

Sie können die externe Datenquelle jederzeit um neue Datensätze erweitern oder bestehende Datensätze verändern – auch nach der Zusammenführung. Enthält ein Datensatz keine Daten, wird er bei der Zusammenführung einfach als leere Felder behandelt.

• Bei CSV- und TSV-Dateien werden Angaben aus der ersten Zeile Ihrer Datenquelle als Felder in Publisher verwendet. Diese erste Zeile muss daher die Namen der Felder enthalten, die Sie benötigen. Eine erste Zeile mit "Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse" würde die Zusammenführungsfelder Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse in Publisher ergeben. Das CSV-Exportformat ist etwas gängiger, aber mit dem TSV-Format lassen sich Probleme bei der Verarbeitung von Datensätzen umgehen, die Satzzeichen enthalten.
• Bei JSON-Dateien von Web- oder Mobildiensten oder einem Datenbankexport wird nur eine Top-Level-Anordnung von Objekten (und Werten in diesen Objekten) unterstützt. Anordnungen mit untergeordneten Stufen und Objekten werden nicht unterstützt.
• Bei Bildlinks können Sie absolute Pfadnamen für Ressourcen verwenden (siehe unten) sowie Links, deren Verweise relativ zur Speicherposition der Datenquelle oder Dokumentdatei formatiert sind.
  • MacOS: /Users/username/Desktop/ProfilePics/magazine_staff_pics_andy.jpg
  • Windows: C:\Users\username\Desktop\ProfilePics\magazine_staff_pics_andy.jpg

Entwerfen des Designs für eine einzige Layoutseite oder ein Rasterlayout

Hier sind mehrere Verwendungsweisen möglich:

• Für personalisierte Zertifikate, Briefe, Umschläge und Grußkarten: Erstellen Sie ein einzelnes Design auf einer Layoutseite mit platzierten Felder, zum Beispiel für Name und/oder Adresse. Bei der Zusammenführung werden so lange neue Seiten erstellt, bis alle Datensätze verarbeitet und platziert sind.
• Für Visitenkarten, Adressetiketten, Namensschilder und Ausweise: Zeichnen Sie ein Rasterlayout mit dem Layoutwerkzeug zur Datenzusammenführung, um die Datensätze als N-up-Kachelung zu platzieren. Sie könnten zum Beispiel Visitenkarten in einem Raster aus 5 x 2 Zeilen/Spalten platzieren, um die Druckkosten zu senken. Die Zusammenführung verläuft wie bei der ersten Verwendungsweise – es werden neue auf dem Raster basierende Seiten erstellt, deren "Rasterzellen" jeweils unterschiedliche Datensätze enthalten.
• Für mehrseitige Kataloge und Fotoalben: Für mehrere Layoutseiten mit unterschiedlichen Designs können Sie beide der oben erläuterten Methoden verwenden. Bei der Zusammenführung erstellt Publisher so oft mehrere Layoutseiten, wie für die Präsentation aller Datensätze benötigt werden.

Hinzufügen der externen Datenquelle

Wenn Sie eine externe Datenquelle zu Ihrem Dokument hinzufügen, wird sie in Ihre Datei eingebettet. Anschließend können Sie ihre Felder ansehen. Nach dem Hinzufügen merkt sich Publisher die Datenquelle und überprüft sie, wenn Sie das Dokument das nächste Mal öffnen. Wurde die ursprüngliche Datenquelle geändert, können Sie die eingebettete Kopie manuell aktualisieren. Diese Kopie wird niemals automatisch aktualisiert.

Filtern der Datensätze

Anstatt alle Datensätze zusammenzuführen, können Sie durch Filtern auch nur einen bestimmten Bereich festlegen (z. B. 100-200). So legen Sie genau fest, welche Datensätze ausgegeben werden. Um ab einem bestimmten Datensatzeintrag bis zum letzten Datensatz in Ihrer Datenquelle zu filtern, geben Sie einfach einen Endwert ein, der die Nummer des letzten Eintrags übersteigt (z. B. 100-20000).

Einfügen der Felder

Um die Informationen aus Ihren Datenquellen mit Ihrem Dokument zusammenzuführen, müssen Sie Text- oder Bildlinkfelder entweder in Textobjekte (z. B. Textrahmen) oder Bilderrahmen einsetzen.

Sie können auch Felder einfügen, die Metadaten zu der zusammengeführten Datenquelle und ihren Einträgen enthalten:

• Quelle: Zeigt den Dateinamen der Datenquelle an.
• Zusammenführungsindex: Zeigt die numerische Position eines Eintrags innerhalb der von Ihnen gefilterten Einträge an.
• Ungefilterter Index: Zeigt die numerische Position eines Eintrags innerhalb aller Einträge seiner Datenquelle an.

Enthält der Dateiname Ihrer Datenquelle zum Beispiel das Erstellungsdatum der Datei, können Sie den Dateinamen und einen Index in die Fußzeile eines erstellten Briefs aufnehmen.

Hyperlinks mit Feldwerten als Ziel

Enthält ein Feld in einer Datenquelle eine Webadresse (URL), einen Anker, eine E-Mail-Adresse oder einen Pfad zu einer Datei, können Sie für einen Hyperlink, der an einen Text oder ein Objekt in einem Datenzusammenführungslayout angehängt ist, den Feldwert als Hyperlinkziel verwenden.

Nach der Datenzusammenführung enthält das resultierende Dokument einen Hyperlink (sichtbar im Panel "Hyperlinks") für jeden Eintrag der Datenquelle.

Zusammenführen und Drucken/Exportieren

Nachdem Sie alle erforderlichen Platzhalterfelder eingesetzt haben, können Sie die Quelldaten und Ihre ursprüngliche Publikation in einem neuen Publisher-Dokument zusammenführen. Neue Seiten werden automatisch erstellt, bis alle Datensätze verarbeitet und in Ihrem Dokument präsentiert sind.