Datenzusammenführung

Mit der Datenzusammenführung setzen Sie Texte und Bildlinks aus anderen Programmen in die Seiten Ihrer Publikation ein.

Datenzusammenführung

Auszeichnungen und Visitenkarten (Rasterlayout mit N-up) zusammengeführt aus einer externen Datenquelle.

Was ist genau ist Datenzusammenführung?

Datenzusammenführung bedeutet, dass Sie Daten aus einer Datenquelle in personalisierte Dokumente einfügen, wie zum Beispiel Zertifikate, Briefe, Umschläge, Grußkarten, Adressaufkleber, Namensschilder, Ausweise bis hin zu mehrseitigen Visitenkarten, Katalogen, Fotoalben oder jede andere Art von Dokument, die auf bestimmte Personen zugeschnitten werden soll. Sie könnten zum Beispiel ID-Schilder als Ausweise erstellen, die den Namen und ein Foto der jeweiligen Person umfassen.

Mit dem Assistent zur Datenzusammenführung fügen Sie die externe Datenquelle hinzu ein, verwalten diese Ressource und erstellen dann das zusammengeführte Dokument.

Arten von Datenquellen

Als Datenquellen können Sie Textdateien (einfach sowie CSV- und TSV-Dateien), JSON-Dateien und XLSX-Arbeitsmappen (z. B. aus Microsoft Excel, Apple Numbers, LibreOffice) verwenden. Exportierte Adressbücher oder Kontaktlisten lassen sich ebenfalls als Textdateien verwenden. Die Datensätze können auch Bildlinks (Pfadnamen zu den jeweiligen Ressourcen) enthalten, die sich dann in Publisher mit einem Bilderrahmen verknüpfen lassen. Bei der Zusammenführung werden die so verzeichneten Bilder (z. B. Profil- oder Produktfotos) dann nacheinander in die Bilderrahmen eingesetzt.

Wichtige Schritte bei der Datenzusammenführung

Die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Datenzusammenführung sind:

Erstellen der Datenquelle

Die Datenquelle liegt außerhalb von Affinity Publisher und wird für gewöhnlich von einer anderen App oder Website exportiert. Kontaktlisten lassen sich von google.com, outlook.com und anderen Diensten exportieren.

Die Datenquelle muss vor der Datenzusammenführung verfügbar sein und eine durchgängige logische Struktur aufweisen. Selbstverständlich müssen auch die Datensätze bereits in der Quelle enthalten sein, die Sie mit Ihrem Dokument zusammenführen möchten.

Sie können die externe Datenquelle jederzeit um neue Datensätze erweitern oder bestehende Datensätze verändern – auch nach der Zusammenführung. Enthält ein Datensatz keine Daten, wird er bei der Zusammenführung einfach als leere Felder behandelt.

Entwerfen des Designs für eine einzige Layoutseite oder ein Rasterlayout

Hier sind mehrere Verwendungsweisen möglich:

Hinzufügen der externen Datenquelle

Wenn Sie eine externe Datenquelle zu Ihrem Dokument hinzufügen, wird sie in Ihre Datei eingebettet. Anschließend können Sie ihre Felder ansehen. Nach dem Hinzufügen merkt sich Publisher die Datenquelle und überprüft sie, wenn Sie das Dokument das nächste Mal öffnen. Wurde die ursprüngliche Datenquelle geändert, können Sie die eingebettete Kopie manuell aktualisieren. Diese Kopie wird niemals automatisch aktualisiert.

Filtern der Datensätze

Anstatt alle Datensätze zusammenzuführen, können Sie durch Filtern auch nur einen bestimmten Bereich festlegen (z. B. 100-200). So legen Sie genau fest, welche Datensätze ausgegeben werden. Um ab einem bestimmten Datensatzeintrag bis zum letzten Datensatz in Ihrer Datenquelle zu filtern, geben Sie einfach einen Endwert ein, der die Nummer des letzten Eintrags übersteigt (z. B. 100-20000).

Einfügen der Felder

Um die Informationen aus Ihren Datenquellen mit Ihrem Dokument zusammenzuführen, müssen Sie Text- oder Bildlinkfelder entweder in Textobjekte (z. B. Textrahmen) oder Bilderrahmen einsetzen.

Sie können auch Felder einfügen, die Metadaten zu der zusammengeführten Datenquelle und ihren Einträgen enthalten:

Enthält der Dateiname Ihrer Datenquelle zum Beispiel das Erstellungsdatum der Datei, können Sie den Dateinamen und einen Index in die Fußzeile eines erstellten Briefs aufnehmen.

Hyperlinks mit Feldwerten als Ziel

Enthält ein Feld in einer Datenquelle eine Webadresse (URL), einen Anker, eine E-Mail-Adresse oder einen Pfad zu einer Datei, können Sie für einen Hyperlink, der an einen Text oder ein Objekt in einem Datenzusammenführungslayout angehängt ist, den Feldwert als Hyperlinkziel verwenden.

Einfügen eines Hyperlinks in das Layout für eine Datenzusammenführung
Einfügen eines Hyperlinks in das Layout für eine Datenzusammenführung. In jeder Zelle stammt das Ziel des Hyperlinks aus einem Feld des entsprechenden Eintrags der Datenquelle.

Nach der Datenzusammenführung enthält das resultierende Dokument einen Hyperlink (sichtbar im Panel "Hyperlinks") für jeden Eintrag der Datenquelle.

Zusammenführen und Drucken/Exportieren

Nachdem Sie alle erforderlichen Platzhalterfelder eingesetzt haben, können Sie die Quelldaten und Ihre ursprüngliche Publikation in einem neuen Publisher-Dokument zusammenführen. Neue Seiten werden automatisch erstellt, bis alle Datensätze verarbeitet und in Ihrem Dokument präsentiert sind.

Quelle für Datenzusammenführung hinzufügen Hinzufügen einer Datenquelle:
  1. Wählen Sie im Menü Fenster die Option Assistent zur Datenzusammenführung aus.
  2. Klicken Sie auf Quelle für Datenzusammenführung hinzufügen und wählen Sie dann eine Datenquelldatei aus. Klicken Sie auf Öffnen.
  3. Klicken Sie auf Schließen.

Mit dem Assistenten zur Datenzusammenführung können Sie auch manuell die Trennzeichen und Anführungszeichen in der Datenquelle bestimmen sowie zu der Speicherposition der Datenquelle wechseln und auch Datenquellen aktualisieren oder löschen.

Ansehen der Datenquelldatei in ihrem Speicherordner:
  1. Wählen Sie im Assistenten zur Datenzusammenführung die Datenquelle aus.
  2. Klicken Sie auf Anzeigen.
Aktualisieren einer Datenquelle:
  1. Wählen Sie im Assistenten zur Datenzusammenführung die Datenquelle aus.
  2. Klicken Sie auf Aktualisieren.
Ebene Löschen Löschen einer Datenquelle:
  1. Wählen Sie im Assistenten zur Datenzusammenführung die Datenquelle aus.
  2. Klicken Sie auf Quelle für Datenzusammenführung löschen.

Die Datensätze auf der Seite werden entfernt und durch Platzhalterfelder ersetzt.

Filtern von Datensätzen:
  1. Wählen Sie im Abschnitt Filtern des Assistenten zur Datenzusammenführung die Option Bereich aus und geben Sie einen Bereich von Datensätzen in das Feld ein.
Einfügen von Textfeldern:
  1. Erstellen Sie ein Textobjekt und platzieren Sie die Einfügemarke in dem Objekt.
  2. Im Panel Felder sind für die hinzugefügte Datenquelle im Abschnitt "Datenzusammenführung" die Namen der Quellfelder aufgelistet. Führen Sie einen Doppelklick auf ein Feld aus, um es in das Textobjekt einzusetzen.

Im Abschnitt Vorschau des Assistenten zur Datenzusammenführung lassen sich die eigentlichen Daten der Felder anzeigen (aktivieren Sie die Option Vorschau mit Datensatz). Mit den Navigationsymbolen schalten Sie bequem durch die Datensätze.

Einfügen von Bildlinkfeldern:
  1. Erstellen Sie einen Bilderrahmen und wählen Sie ihn aus.
  2. Führen Sie unter Datenzusammenführung im Panel Felder einen Doppelklick auf ein Feld aus, das einen Bildlink enthält. Per Vorschau für die Datensätze können Sie im Panel die Bildpfade und die Bilder auf den Seiten einblenden.
Hyperlink hinzufügen Erstellen von Hyperlinks zu Zielen in Feldern einer Datenquelle:
  1. Wählen Sie in der oberen linken Zelle des Layouts für die Datenzusammenführung den Text oder das Objekt aus, für den/das Sie den Hyperlink festlegen möchten.
  2. Wählen Sie im Panel Hyperlinks (eingeblendet über Fenster > Verweise > Hyperlinks) die Option Hyperlink hinzufügen aus.
  3. Gehen Sie im Dialogfeld Hyperlink – Eigenschaften wie folgt vor:
    1. Stellen Sie den Typ passend zu den Werten des Feldes auf URL, E-Mail oder Datei ein.
    2. Wählen Sie die Option Aus Datenzusammenführung aus.
    3. Stellen Sie für Feld das Feld in Ihrer Datenquelle ein, das die relevanten Ziele enthält.
    4. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
Zusammenführen und Drucken/Exportieren:
  1. Wählen Sie im Assistenten zur Datenzusammenführung die Option Erstellen aus.
  2. Wählen Sie im Menü Datei die Option Drucken oder Exportieren (verwenden Sie die PDF-Option) aus.

Mit dem Assistenten zur Datenzusammenführung können Sie auch die Zusammenführung deaktivieren (entfernen Sie das Häkchen für Zusammenführung aktiviert), um zwischen mehreren Datenquellen zu wechseln. Die Anzahl der bei der Zusammenführung erstellten Seiten lässt sich hier ebenfalls steuern.

Layoutwerkzeug zur Datenzusammenführung Hinzufügen eines Layouts für die Datenzusammenführung:
  1. Wählen Sie das Layoutwerkzeug zur Datenzusammenführung aus.
  2. Legen Sie in der Kontextleiste die Anzahl der Zeilen und Spalten fest.
  3. Zeichnen Sie das Rasterlayout. Nach der Zusammenführung wird jede Rasterzelle mit den Daten aus einem anderen Datensatz gefüllt.
  4. Stellen Sie die Zellenbreite und Zellenhöhe passend zu Ihrem geplanten Dokumenttyp ein (z. B. 85 mm x 55 mm für Visitenkarten).
  5. Wählen Sie das Rasterlayout für die Datenzusammenführung aus und erstellen Sie Ihr Design in der ersten Zelle. Erstellen Sie ein Textobjekt und setzen Sie Datenfelder (entweder für Text oder Bildlinks) in das Objekt ein. Fügen Sie nun ergänzende Bilder, Texte oder andere Objekte hinzu. Dieses Design wird in allen anderen Rasterzellen wiederholt.
  6. Starten Sie die Datenzusammenführung und drucken bzw. exportieren Sie das Ergebnis wie zuvor.

SIEHE AUCH: