数据合并

关于数据合并

数据合并是指将数据源中的数据注入到文档中，例如个性化证书、信件、信封、贺卡以及邮寄标签、徽章、通行证，还有更复杂的多页名片、目录、相册或任何需要个性化的交付品。例如，您可以发布使用通行证持有人的姓名和个人资料图片进行个性化的 ID 通行证。

数据合并管理器用于添加外部数据源，管理此资源并生成合并的文档。

数据来源类型

数据源包括文本（纯文本/CSV/TSV）、JSON 和 XLSX 电子表格文件（例如Microsoft Excel、Apple Numbers、LibreOffice）。文本文件可以是导出的通讯录或联系人列表。您的数据记录还可以包括图像链接（资源路径名称），图像链接还能与 Publisher 中的图片框架相关联。合并时，参考的图像（例如，个人头像或产品照片）将按顺序合并到图片框中。

数据合并的关键步骤

成功合并数据的关键步骤是：

创建数据源
设计成单一跨页或网格布局
添加外部数据源
过滤数据记录
插入字段
合并和发布

创建数据源

数据源位于 Affinity Publisher 外部，通常是从另一个应用程序或网站中导出。联系人列表可以从 google.com、outlook.com 和其他服务中导出。

在合并数据之前，数据源需要是可用状态，并具有确定的一致逻辑结构。当然，其中需要填充数据记录。

您可以随时（即使在合并之后）将数据记录添加（或更改）到外部数据源，不用担心某些记录不包含数据，因为合并之后，这些记录将被视为空白字段。

对于 CSV 和 TSV 文件，数据源的第一行用作 Publisher 中的字段。该行必须包含显式名称才能成为字段。例如，第一行的“名字、姓氏、电子邮件地址”将在 Publisher 中提供名字、姓氏和电子邮件地址的合并字段。虽 CSV 导出格式更常用，但 TSV 格式可以避免在处理包含标点符号的数据记录时出现问题。
对于从 Web/移动服务或数据库导出获得的 JSON 文件，仅支持单个顶级对象数组（以及这些对象中的值）；不支持较低级别的数组和对象。
对于图像链接，相对于数据源或保存文档的文件位置，资源路径名称可以是绝对的（如下）。
- MacOS: /Users/username/Desktop/ProfilePics/magazine_staff_pics_andy.jpg
- Windows:C:\Users\username\Desktop\ProfilePics\magazine_staff_pics_andy.jpg

设计成单一跨页或网格布局

有几种可行方案：

对于个性化证书、信件、信封和贺卡：使用放置的字段（例如，用于名称和/或地址）在一个跨页上创建单个设计。合并时，将生成新页面，直到所有数据记录都已处理和耗尽为止。
对于名片、邮寄标签、徽章和通行证：使用数据合并布局工具绘制网格布局，以创建多张合一平铺数据记录。例如，您可以在 5x2 行/列网格上“合并”名片，以最大程度地减少打印成本。合并与之前的情况相同 — 生成新的基于网格的页面，每个页面的网格“单元”显示不同的记录。
对于多页目录和相册：通过使用多种不同设计的跨页，您可以在上述两种方案中任选其一。合并时，Publisher 会根据需要多次生成多个跨页，直到数据记录处理完并显示为止。

添加外部数据源

当将外部数据源添加到您的文档时，数据源会嵌入到您的文件中。然后您便能查看其字段。添加后，在您下次打开文档时系统将会记住该源。如果原始数据源文件已被修改，而嵌入的副本不会自动更新，则可以手动更新嵌入副本。

过滤数据记录

除了合并所有记录，您还可以按特定范围（例如 100-200）进行过滤。这样即可控制输出哪些记录集。要从特定记录号过滤到数据源中的最后一条记录，只需输入一个远远超过最终记录号的最终值（例如 100-20000）。

插入字段

为了将已添加数据源的信息合并到文档中，需要将文本或图像链接字段插入文本对象（例如，文本框）或图片框。

您可以插入包含有关合并数据源和记录的元数据的字段：

源—显示数据源的文件名。
合并索引—仅在您选择的筛选记录中显示记录的数字顺序。
未筛选的索引—显示记录在其所有数据源记录中的数字顺序。

例如，如果您的数据源的文件名包含文件的创建日期，您可能会在生成的字母的页脚中包含文件名和索引。

使用字段值作为目标的超链接

当数据源中的字段包含网址 (URL)、锚点、电子邮件地址或文件路径时，添加到数据合并布局中的文本或对象的超链接可以使用该字段的值作为其目标位置。

在数据合并布局中插入超链接 — 在数据合并布局中添加超链接。在每个单元格中，超链接的目标位置来自数据源的相应记录中的字段。

执行数据合并后，生成的文档将包含每个数据源记录的超链接（位于“超链接”面板上）。

合并和发布

插入所有必需的占位符字段后，您就可以将源数据和原始出版物合并到新的 Publisher 文档。随后会自动创建新的页面，处理所有数据记录并将其显示在文档中。

要添加数据源：

在窗口菜单上，选择数据合并管理器。
单击添加数据合并源，然后浏览并选择数据源文件。单击打开。
单击关闭。

数据合并管理器还允许手动控制数据源中的定界符和引号，以及跳转到源文件的位置并更新（或删除）数据源。

要在其文件夹位置查看数据源文件：

在数据合并管理器中，选择数据源。
单击显示。

要更新数据源：

在数据合并管理器中，选择数据源。
单击更新。

要删除数据源：

在数据合并管理器中，选择数据源。
单击删除数据合并源。

页面上的记录将会删除，并被替换为占位符字段。

要过滤记录：

在数据合并管理器的筛选器部分中，选择范围，然后在输入框中输入记录范围。

要插入字段：

绘制一个文本对象，并做一个插入点。
在字段面板上，已添加的数据源将会显示一个“数据合并”部分，显示该源的字段名称。双击选定的字段以将该字段添加到文本对象。

使用数据合并管理器的预览部分可显示字段的数据本身（选中使用记录预览）；也可以使用导航按钮在数据记录之间循环。

要插入图像链接字段：

绘制一个图片框并保持选中状态。
在字段面板的“数据合并”部分中，双击包含图像链接的字段。您可以预览记录以在面板中显示图像的路径以及实际的页面图像。

要添加超链接至数据源字段中的目标：

在数据合并布局的左上方单元格中，选择要添加超链接的文本或对象。
在超链接面板（窗口 > 引用 > 超链接）上，选择添加超链接。
在超链接属性对话框中，执行以下操作：
1. 根据字段值的情况，将类型设置为网址、电子邮件或文件。
2. 选中来自数据合并。
3. 将字段设置为数据源中包含相关目标的字段。
4. 选择确定。

要合并和发布：

在数据合并管理器中，选择生成。
在文件菜单上，选择打印或导出（选择 PDF）。

数据合并管理器还允许您禁用合并（取消选中已启用合并）以允许在多个数据源之间切换。您还可以控制合并时生成的页面数。

要添加数据合并布局：

选择数据合并布局工具。
在上下文工具栏上，设置行和列的数量。
拖出网格布局。合并后，这将在每个网格单元中容纳一个不同的数据记录。
将单元宽度和单元高度设置为预期交付件的尺寸（例如，名片设置为 85mm x 55mm）。
在选择了“数据合并”网格布局的情况下，在第一个单元格中创建您的设计。添加一个文本对象，并向其插入数据字段（文本和图像链接）；添加支持静态图像、文本或其他对象。该设计将被复制到所有其他网格单元。
像之前一样合并和发布。