Mesclagem de dados

Sobre a mesclagem de dados

A mesclagem de dados significa injetar dados de uma origem em documentos como certificados personalizados, cartas, envelopes, cartões de felicitações, bem como etiquetas de mala direta, crachás, passes para cartões de visita de várias páginas mais complexos, catálogos, álbuns de fotos ou qualquer produto onde a personalização seja necessária. Por exemplo, você pode publicar passes de identidade personalizados com os nomes do titular do passe e a foto do perfil dessa pessoa.

Um Gerenciador de mesclagem de dados é usado para adicionar a origem de dados externa, gerenciar este recurso e gerar o documento mesclado.

Tipos de origem de dados

As origens de dados incluem texto (simples/CSV/TSV), JOSN e arquivos de planilha XLSX (por exemplo Microsoft Excel, Apple Numbers, LibreOffice). Os arquivos de texto podem ser um catálogo de endereços exportado ou listas de contatos. Seus registros de dados também podem incluir links de imagens (nomes de caminhos de recursos) que podem ser associados a um quadro de imagem no Publisher - na mesclagem, as imagens referenciadas (por exemplo, fotos de perfil ou produto) se fundem em quadros de imagem sequencialmente.

Principais etapas da mesclagem de dados

As principais etapas para uma mesclagem de dados bem-sucedida são:

Criar uma origem de dados
Projetar um único layout de página espelhada ou grade
Adicionar a origem de dados externa
Filtrar os registros de dados
Inserir campos
Mesclar e publicar

Criar uma origem de dados

A origem de dados existe fora do Affinity Publisher, normalmente exportada de outro aplicativo ou site. As listas de contatos podem ser exportadas de google.com, outlook.com e outros serviços.

A origem precisa estar disponível antes da mesclagem de dados e ter uma estrutura lógica consistente que seja finalizada. Claro, ele precisa ser preenchido com registros de dados.

Você pode adicionar (ou alterar) registros de dados à origem de dados externa a qualquer momento (mesmo após a mesclagem), mas não se preocupe se alguns registros não contiverem dados, pois eles serão tratados como campos em branco depois de mesclados.

Para arquivos CSV e TSV, a primeira linha de sua origem de dados é usada como campos no Publisher; a linha deve conter nomes explícitos para serem campos. Por exemplo, uma linha superior de "Nome, sobrenome, endereço de e-mail" ofereceria os campos de mesclagem de Nome, Sobrenome e endereço de e-mail no Publisher. O formato de exportação CSV é o mais comumente usado, mas o formato TSV evita problemas ao processar registros de dados contendo pontuação.
Para arquivos JSON, obtidos de serviços web/móveis ou exportação de banco de dados, apenas uma única matriz de objetos de nível superior (e valores nesses objetos) é suportada; matrizes e objetos de nível inferior não são suportados.
Para links de imagem, os nomes do caminho do recurso podem ser absolutos (como mostrado abaixo), relativos à origem de dados ou ao local de arquivo do documento salvo.
- MacOS: /Users/username/Desktop/ProfilePics/magazine_staff_pics_andy.jpg
- Windows: C:\Users\username\Desktop\ProfilePics\magazine_staff_pics_andy.jpg

Projetar um único layout de página espelhada ou grade

Vários cenários são possíveis:

Para certificados, cartas, envelopes e cartões personalizados: Crie um único projeto em uma página espelhada com campos colocados, por exemplo, para nomes e/ou endereços. Na mesclagem, novas páginas serão geradas até que todos os registros de dados tenham sido processados e esgotados.
Para cartões de visita, etiquetas de endereçamento, crachás e passes: Desenhe um projeto de grade usando a ferramenta Layout de mesclagem de dados para criar registros de dados N-up lado a lado. Por exemplo, você pode 'agrupar' cartões de visita em uma grade de linha/coluna 5x2 para minimizar os custos de impressão. A mesclagem é como no cenário anterior – novas páginas baseadas em grade são geradas com as 'células' de grade de cada página mostrando registros diferentes.
Para catálogos de várias páginas e álbuns de fotos: Com várias páginas espelhadas de projeto diferente, você pode usar qualquer um dos cenários acima. Na mesclagem, o Publisher irá gerar páginas espelhadas múltiplas quantas vezes forem necessárias até que os registros de dados sejam processados e apresentados.

Adicionar a origem de dados externa

Quando você adiciona uma origem de dados externa ao seu documento, ela é incorporada ao seu arquivo. Você poderá então visualizar seus campos. Depois de adicionada, a origem será lembrada na próxima vez que você abrir o documento. Se o arquivo da origem de dados original for modificado, você pode atualizar a cópia incorporada manualmente; isso não será atualizado automaticamente.

Filtrar registros de dados

Em vez de mesclar todos os registros, você pode filtrar por um intervalo específico (por exemplo, 100-200). Isso permite que você controle qual conjunto de registros é gerado. Para filtrar de um número de registro específico até o último registro em sua origem de dados, basta inserir um valor final que exceda bastante o número de registro final (por exemplo, 100-20000).

Inserir campos

Para mesclar informações de suas origens de dados adicionadas em seu documento, você precisa inserir campos de links de texto ou imagem em um objeto de texto (por exemplo, um quadro de texto) ou em um quadro de imagem.

Você pode inserir campos que contenham metadados sobre os registros e as fontes de dados mesclados:

Fonte — exibe o nome do arquivo da fonte de dados.
Mesclar índice — exibe a ordem numérica de um registro apenas entre sua escolha de registros filtrados.
Índice não filtrado — exibe a ordem numérica de um registro entre todos os registros de sua fonte de dados.

Por exemplo, se o nome do arquivo de sua fonte de dados incluir a data de criação do arquivo, você pode incluir o nome do arquivo e um índice no rodapé de uma carta gerada.

Criar hiperlink usando os valores de um campo como destino

Quando um campo em uma origem de dados contém um endereço da Web (URL), uma âncora, um endereço de e-mail ou um caminho para um arquivo, um hiperlink adicionado ao texto ou a um objeto em um layout de mesclagem de dados pode usar o valor do campo como destino.

Inserir um hiperlink em um layout de mesclagem de dados — Adicionar um hiperlink em um layout de mesclagem de dados Em cada célula, o destino do hiperlink vem de um campo do registro correspondente da origem de dados.

Depois que uma mesclagem de dados for realizada, o documento resultante conterá um hiperlink (no painel Hiperlinks) para cada um dos registros da origem de dados.

Mesclar e publicar

Depois de inserir todos os campos de espaço reservado necessários, você estará pronto para mesclar os dados de origem e a sua publicação original em um novo documento do Publisher. Novas páginas são criadas automaticamente para permitir que todos os registros de dados sejam processados e apresentados em seu documento.

Para adicionar uma origem de dados:

No menu Janela, escolha Gerenciador de mesclagem de dados.
Clique em Adicionar origem de mesclagem de dados e, em seguida, navegue e escolha um arquivo de origem de dados. Clique em Abrir.
Clique em Fechar.

O Gerenciador de mesclagem de dados também permite controlar manualmente os delimitadores e as aspas na origem de dados, bem como pular para o local do arquivo da origem e atualizar (ou excluir) uma origem de dados.

Para visualizar o arquivo de origem de dados em seu local de pasta:

No Gerenciador de mesclagem de dados, selecione a origem de dados.
Clique em Mostrar.

Para atualizar uma origem de dados:

No Gerenciador de mesclagem de dados, selecione a origem de dados.
Clique em Atualizar.

Para excluir uma origem de dados:

No Gerenciador de mesclagem de dados, selecione a origem de dados.
Clique em Excluir origem de mesclagem de dados.

Os registros na página serão removidos e substituídos por campos de espaço reservado.

Para filtrar registros:

Na seção Filtro do Gerenciador de mesclagem de dados, selecione Intervalo e insira um intervalo de registros na caixa de entrada.

Para inserir campos de texto:

Desenhe um objeto de texto e faça um ponto de inserção.
No painel Campos, uma seção Mesclagem de dados aparecerá para a origem de dados adicionada, exibindo os nomes dos campos da origem. Clique duas vezes em um campo escolhido para adicioná-lo ao objeto de texto.

A seção Visualização do Gerenciador de mesclagem de dados permite que você exiba os próprios dados do campo (marque Visualizar com registro); você também pode percorrer os registros de dados usando os botões de navegação.

Para inserir campos de link de imagem:

Desenhe um quadro de imagem e mantenha-o selecionado.
Na seção Mesclagem de dados do painel Campos, clique duas vezes em um campo que contém um link de imagem. Você pode visualizar seus registros para revelar o caminho da imagem no painel e as imagens reais na página.

Para criar hiperlinks para destinos em um campo da origem de dados:

Na célula superior esquerda do layout de mesclagem de dados, selecione o texto ou o objeto que você deseja que tenha um hiperlink.
No painel Hiperlinks (Janela>Referências>Hiperlinks), selecione Adicionar hiperlink.
Na caixa de diálogo Propriedades do hiperlink:
1. Defina Tipo como URL, E-mail ou Arquivo, conforme apropriado para os valores do campo.
2. Marque A partir da mesclagem de dados.
3. Defina Campo como o campo em sua origem de dados que contém os destinos relevantes.
4. Selecione OK.

Para mesclar e publicar:

No Gerenciador de mesclagem de dados, selecione Gerar.
No menu Arquivo, selecione Imprimir ou Exportar (escolha PDF).

O Gerenciador de mesclagem de dados também permite desabilitar a mesclagem (desmarque Mesclagem ativada) para permitir a alternância entre várias origens de dados. Você também pode controlar o número de páginas geradas na mesclagem.

Para adicionar um layout de mesclagem de dados:

Selecione a Ferramenta Layout de mesclagem de dados.
Na barra de ferramentas de contexto, defina o número de Linhas e Colunas.
Arraste um layout de grade. Isso acomoda um registro de dados diferente em cada célula da grade após a mesclagem.
Defina Largura da célula e Altura da célula para as dimensões da entrega pretendida (por exemplo, 85 mm x 55 mm para cartões de visita).
Com o layout de grade de Mesclagem de dados selecionado, na primeira célula, crie seu projeto. Adicione um objeto de texto e insira campos de dados (links de texto e imagem) nele; adicione imagens estáticas de apoio, texto ou outros objetos. O projeto será replicado para todas as outras células da grade.
Mescle e publique como antes.